Välttelystä imuun – mitä tehdä kun ei pääse edes alkuun?

Kun kysyn valmennuksissa, kuka on lykännyt jonkin työtehtävän aloittamista viimeisen viikon aikana, lähes jokainen myöntää. Olemme mestareita keksimään syitä ja korvaavaa tekemistä, jotta ei tarvitsisi tehdä sitä mitä oikeastaan oli tarkoitus tehdä. Lykkääminen, eli prokrastinaatio  on siis täysin normaali ja tavallinen ilmiö, jota me kaikki toteutamme arjessa.

Moni kuitenkin kärsii lykkäämisestä. Emme nimittäin lykkää asioita sattumanvaraisesti, vaan useimmiten haastavinta on aloittaa niitä kaikkein vaikeimpia tehtäviä. Se voi tarkoittaa sitä, että tärkeä, mutta vielä hiukan hahmottumaton kehittämisprojekti jää aina iltapäivän tai työviikon viimeiseksi, jolloin pohdiskeluun on kaikkein vähiten energiaa. Lykätty tekeminen voi myös olla jokin tärkeä puhelu, jota on haastava soittaa sen herättämien tunteiden vuoksi. Vapaa-ajalla saatamme lykätä juoksulenkkiä, joka tekisi hyvää keholle ja mielelle, mutta vie myös voimia, aikaa ja energiaa. Tässä blogissa tarkastellaan lykkäämisen luonnetta ja keinoja sen taltuttamiseen.

Perfektionismin kirous

Yhtenä syynä välttelyyn pidetään perfektionismia, täydellisyyden tavoittelua.  Kuin huomaamattamme kuvittelemme, että kaiken pitäisi onnistua täydellisesti. Et haluaisi kohdata pettymyksen hetkeä, jolloin suoritus ei mennytkään niin kuin kuvittelit. Pelkkä epäonnistumisen pelko voi estää aloittamasta. Myös arkisissa asioissa rima voi olla liian korkealla. Jos tavoitteena on 10 kilometrin lenkki, johon energiaa ei juuri nyt riittäisi, et saa lähdettyä lenkille ollenkaan. Mielesi tekee ikävän tempun, kun se pitäisi viittä kilometriä epäonnistumisena, kävelylenkistä nyt puhumattakaan.

Työpaikalla ei välttämättä korosteta, ettei kaikkea tarvitse tehdä niin hyvin kuin mahdollista. Moni johtaja ei koe voivansa välittää tällaista viestiä alaisilleen. Valmentava johtaja saattaa kuitenkin kysyä, mikä auttaisi pääsemään alkuun. Vastaus voi olla, ettei edes pyritä täydelliseen tulokseen – ainakaan aluksi.

Tunteet lykkäämisen taustalla

Lykätty asia ei välttämättä ole suuri tai ajallisesti vaativa. Joskus lykkäämme juuri pieniä hoidettavia asioita, kuten verotoimistoon soittamista tai kieltäytymistä jostakin. Silloin haluamme välttää negatiivisia tunteita. Et haluaisi kohdata verotoimiston tylyä virkailijaa joka kertoo, että olet tehnyt virheen ja menetät rahaa. Pettymyksen aiheuttaminen jollekulle voi myös olla henkisesti vaativaa. Kun et suostu kaikkeen, joudut kestämään sen, ettet ole toiselle mieliksi.

Lykättyjen asioiden tekeminen voikin sitten olla positiivisten tunteiden tykitystä. Helpotus toisensa jälkeen valtaa mielen kun ikäviä pikkuasioita saa hoidettua, tai iso projekti valmistuu. Lisäksi ihmiset usein yllättyvät, kuinka helposti ja vaivattomasti lykätyt asiat hoituivat – ne kun olivat omassa mielikuvassa kasvaneet valtavan suuriksi. Tarttuminen tehtäviin lisää myös pystyvyyden tunnetta. Tunnet sen ansiosta itsesi voimakkaaksi ja kyvykkääksi myös seuraavan tehtävän kohdalla.

Lykkääminen palvelee tunnetarpeitamme niin, että voimme välttää pelkäämämme hankalat tunteet.

Prokrastinaation tuoma helpotus on kuitenkin lyhytaikainen ja moni myös kokee sen syyllisyyden sävyttämänä. Mielessä alkaa vahvistua käsitys itsestä surkimuksena, joka ei pysty mihinkään. Itse asiassa tekemisen välttelyn tuoma helpostus on vähäinen verrattuna siihen ilon, voimaantumisen ja pystyvyyden tunteen sävyttämään helpotukseen joka aikaansaamiseen liittyy. Voisimme panostaa lykkäämisen kiusauksen voittamiseen vähän enemmän – hyvinvointimme vuoksi.

Keinoja lykkäämisen selättämiseen

Tarkista mielikuvasi

Kun edessä oleva tehtävä alkaa tuntua valtavalta vuorelta, painostava ahdistuksen tunne rinnassa vahvistuu ja lamaannus vyöryy päälle, pysähdy. Tarkista mielikuvasi tehtävästä ja kyvyistäsi. Onko tosiaan niin, etteivät kykysi ja voimavarasi riitä, vai onko mielesi lähtenyt tyypilliseen tapaansa paisuttelemaan tehtävän vaatimuksia. Kannusta ja rohkaise itseäsi aloittamaan, sen sijaan että pelottelet itseäsi. Valmentava johtaminen tähtää siihen, että esihenkilön kannustava asenne muuttuisi kannustukseksi myös itseä kohtaan. Lue lisää valmentavasta johtamisesta Tommi Talaston blogista.

Sanat ovat voimakkaita viestejä. Jos koko ajan kerrot itsellesi miten hankalaa ja vastenmielistä jokin on, se vahvistaa luotaantyöntävää mielikuvaa. Sano mieluummin, että olet pystyvä ja kyvykäs juuri tähän tehtävään. Palauta mieleesi aiempia onnistumisia samankaltaisissa tehtävissä. Sano itsellesi, että se sujuu nopeasti, helposti ja vaivattomasti.

Madalla rimaa tai pilko tekemistä

Poista paine tehdä työ kerralla valmiiksi. Luonnostelu on valtavan tehokasta, vaikka tehtävästä tulisi valmiiksi vain ensimmäinen versio. Tästäkin blogista syntyi kaksi versiota, ennen kuin lopullinen tuotos oli valmis. Varaa luonnosteluun vaikka puoli tuntia ja tee keskittyneesti ensimmäinen versio. Jätä työ hautumaan yön yli ja huomaat, miten mielesi on työstänyt sitä nukkuessasi. Pikkutehtäviäkin voi jakaa usealle päivälle. Yksi ikävä asia päivässä -tekniikalla hoidat listallasi olevat pienet hankalat tehtävät yhden kerrallaan.

Aloittamista helpottaa myös tekemisen pillkominen. Voit tehdä ensimmäisen vaiheen tänään ja toisen huomenna. Työtä voi jakaa lyhyisiin aikajaksoihin, kuten kuuluisassa Pomodoro-menetelmässä keskitytään 25 minuuttia kerrallaan. Tekemistä seuraa 5 minuutin tauko, joka palauttaa ponnistelun tuomasta rasituksesta. Tehtävää voi työstää myös pienissä osissa, vaikka vain 15 minuuttia päivässä. Lenkkeilynkin voi aloittaa lyhyinä pyrähdyksinä, jotta rutiini ehtii muodostua.

Tartu hetkeen ja tee kun olet vahvimmillasi

Moni rakentaa itselleen hankalia sääntöjä siitä, milloin ja miten kuuluu työskennellä. Älä unohda tarttua yllättävään hetkeen, kun sellainen osuu kohdalle. Palaverin peruutus tai vaikka junamatka voivat olla loistavia hetkiä hoitaa jokin hankala asia. Olin hiljattain vartin ajoissa tapaamisessa ja tajusin odotellessa hoitaa hankalan puhelun pois alta. Luonnosteluun sopii myös mikä tahansa aika, motivaatiota ei tarvitse jäädä odottelemaan.

Jos huomaat, että lykkääminen on lisääntynyt, kannattaa tarkistaa myös palautumisen tilanne. Mielesi saattaa todella viestiä sinulle, että olet levon tarpeessa. Prokrastinaatio lisääntyy silloin, kun voimavarat ovat koetuksella. Luovu ikävästä pakottamisen tunteesta ja pidä vapaapäivä sen sijaan, että käytät päivän ”yrittäen tehdä” kaikenlaista. Välillä kahden päivän rentouttava viikonloppu voi olla parasta apua lykkäämiseen. Pidä huolta siitä, että aivosi ovat valmiit työhön ja tarkista parhaat aivovinkit tästä blogista.

Tuottavan johtamisen taustavoimat ovat nyt apunasi, ota yhteyttä ja voimme keskustella aiheesta lisää.

Terveisin, Satu Pihlaja

040 5700437, satu@heromaker.fi

https://www.linkedin.com/in/satu-pihlaja-8a640920/