Vaihtuvuus maksaa paljon

Vaihtuvuus on luonnollinen osa yrityksen elämää – ihmisiä tulee ja menee. Tietty vaihtuvuus on hyväksi osaamisen ja energian uusiutumisen kannalta, mutta iso vaihtuvuus on kallista aivovuotoa. Mutta mitä vaihtuvuus maksaa – se on pohtimisen arvoinen asia.

Henkilöstötuottavuus on vaihtuvuuden hinnan ydin

Kun lasketaan vaihtuvuuden hintaa, kiinnittyy katse yleensä rekrytoinnin kustannuksiin, ja sen rinnalla perehdytyksen aikaresursointiin. Mutta nämä kustannukset ovat tosiasiallisesti vain jäävuoren huippu – suurin osa vaihtuvuuden kustannuksista tulee työpanoksen vajeista sekä ennen että jälkeen henkilön vaihtumisen.

Henkilöstötuottavuuden talousyhteys muodostuu ihmisten tuottamasta jalostusarvosta, jonka nimesimme Guy Ahosen ja Tomi Hussin kanssa vuonna 2015 henkilöstötuottavuusarvoksi, HTA (lähde Henkilöstötuottavuus ja eurot – case rakennusala). HTA muodostuu henkilöstökustannusten ja käyttökatteen summasta ja on suurimalla osalla toimialoista 125-200 % henkilöstökustannuksista. Vuonna 2019 toimialojen keskiarvo oli 147 %, jolloin jokainen ihminen tuottaa arvoa, joka on hänen henkilöstökulunsa ja 47 % sen päälle käyttökatetta. Tiedot löytyvät muuten täältä, kannattaa perehtyä.

Henkilöstötuottavuusarvo on keskipalkkaisella henkilöllä (3500€/kk) 147 % HTA:lla on pyöristettynä 87000€ vuodessa henkilöä kohden. Tämä on siis summa, jonka jokainen henkilö tuottaa keskimääräisellä henkilöstötuottavuudella. Kuukaudessa jokainen ihminen tekee siis arvoa 7250€:n verran.

Työsuhteen loppuvaiheessa henkilöstötuottavuus putoaa

Ajallisesti ensimmäinen vaihtuvuuden kustannus tulee työuran loppuvaiheen henkilöstötuottavuuden alenemisen kautta. Kun motivaatio ja jopa osaaminen uuden oppimisen kautta heikkenevät, putoaa tuottavuuspotentiaali. Taulukon osoittamassa hyvin pelkistetyssä mallissa henkilöstötuottavuus putoaa ensin 75 %:iin ja sitten työuran lopussa 50 %:iin keskimääräisestä. Vastaavasti tuottavuutta katoaa lähes 11000 euron verran.

Kun ihminen puuttuu, on tuttavuus nolla

Vaihtuvuus konkretisoituu tuottavuuden kannalta tärkeän ihmisen puuttumiseen. Tällöin ei rahaa tule ja tuottavuus on nolla. Mallissani tämä vaihe on lyhyt, vain kaksi kuukautta. Euroja jää puuttumaan 14500 – tämä vaihe kannattaa minimoida! Jos henkilön lähtö on yllätys, venyy tämä nollavaihe useiden kuukausien pituiseksi.

Rekrytoinnin kustannukset ovat hyvin tapauskohtaisia, parhaimmillaan seuraaja löytyy vaikkapa aikeisemmista työnhakijoista yhdellä puhelinsoitolla, pahimmillaan ihmistä etsitään kuukausia. Mallissani olen virtaviivaistanut rekrytoinnin kustannukset yhden kuukauden henkilöstötuottavuusarvoon, 7250€:oon. Tämä herättää varmasti keskustelua ja voisin sen lähes nollatakin – rekrytointikustannusten merkitys vaihtuvuuden kokonaiskustannuksissa on melko pieni. Suurin kustannuskato tulee henkilöstötuottavuuden puutteista lopettavan henkilön loppu-uralla ja aloittavat alku-uralla.

Työuran alussa henkilöstötuottavuus kasvaa vaiheittain

Vanha sanonta sanoo ”kukaan ei ole seppä syntyessään” ja tämä pätee myös uuteen tehtävään rekrytoituun ihmiseen. Työuran alku on perehdytystä, opettelua, työyhteisöön ja asiakkaisiin tutustumista, työmenetelmien oppimista, jne. Hyvällä perehdytyksellä tuottavuuskato pienenee, mutta nollaksi sitä ei saada – alussa ollaan oppimassa.

Mallissani uusi ihminen oppii työnsä täydellisesti (ja saavuttaa siis 100 %:n henkilöstötuottavuuden) kuudessa kuukaudessa. Monissa tehtävissä ”täysinoppineeksi” kehittyy varmaan nopeammin ja toisaalta kompleksisissa asiantuntijatehtävissä siihen kuluu helposti vuosi. Mutta olkoon kuusi kuukautta keskimäärin. Tällöin menetetyn tuottavuuden arvo on reilu 13000€.

Perehdytyksen kustannus on sekä kulu että investointi. Huono perehdytys ei vie perehdyttäjien aikaa ja on siis kustannuksiltaan edullinen. Toisaalta se aiheuttaa pitkä tuottavuusvajeen uudella työntekijällä. Hyvä perehdytys taas vie aikaa muilta ja maksaa enemmän, mutta lyhentää tuottavuuden vajeen aikaa. Mallissani päädyin siihen, että hyvä perehdytys vie kaikkien muiden aikaa puolen kuukauden verran

Vaihtuvuus maksaa 10 kuukauden henkilöstökulut

Mallini päätyy siihen, että vaihtuvuuden todellinen kokonaiskustannus on 10 kuukauden henkilöstökulujen (palkka ja lakisääteiset kulut) suuruinen. Varsinaisen rekrytoinnin ja perehdytyksen osuus on pieni ja suurin osa kustannuksista muodostuu henkilöstötuottavuuden vajeen kautta.

Miten johtaminen vaikuttaa vaihtuvuuden kustannuksiin?

Johtamisella on monia vaikutustapoja vaihtuvuuden kustannuksiin. Ensimmäinen on luottamukseen perustuva työsuhteen loppuvaiheen henkilöstötuottavuuden taso. Jos luottamus on hyvä, niin myös työpaikan vaihdosta voidaan keskustella avoimesti ja työsuhteen lopun tuottavuusvaje voidaan välttää. Ei ole helppo homma, mutta mahdollinen.

Henkilön vaihdon nollatuottavuutta voidaan lyhentää seuraajasuunnittelun avulla. Usein uusi henkilö löytyy omasta organisaatiosta ja nollatuottavuuden vaiheesta tulee lyhyt – tällöin myös rekrytoinnin ja perehdytyksen kustannukset ovat pienet. Tietysti rekrytoinnin tarve siirtyy organisaatiossa toiseen tehtävään, korvaamaan uuteen tehtävään siirtynyttä henkilöä. Usein tällöin rekrytointi voi olla helpompaa ja kustannuksiltaan edullisempaa.

Kolmas johtamisen hyöty on työsuhteen alun nopea tuottavuuden nousu. Täsmäperehdytys ja hyvä johtajuus ovat tässä avainasemassa. Uuden henkilön luontainen innostuneisuus kannattaa hyödyntää – se sopii sekä hänelle että organisaatiolle.

Hyvän, tuottavan johtamisen isoin hyöty tulee perehtymisvaiheen jälkeen

Vaihtuvuuden kustannuksissa olen käyttänyt rahallisena mittarina keskitason henkilöstötuottavuuden tuomaa arvoa, joka esimerkissäni on siis 87000 € vuodessa. Hyvä johtaminen ja johtajuus voivat kuitenkin nostaa henkilöstötuottavuuden ja -arvon 20 %, jopa 50 % suuremmaksi. Tällöin henkilöstötuottavuusarvo olisi 104000 €, jopa 130000 €. ja silloin yrityksen kannattavuus olisi vastaavasti kymmeniä prosentteja suurempi kuin alan muilla yrityksillä.

Hyvän tuottavan johtamisen taloushyödyt ovat kiistattomat, sen olemme tutkijatiimillämme todentaneet jo moneen kertaan. Bloggasin aiheesta helmikuussa 2021 näin https://heromaker.fi/tuottava-johtaminen-on-tuloksellista/

Valmentava johtaminen on yksi hyvä toimintatapa tuottavassa johtamisessa. Siitä voit lukea Tommi Talaston blogista.

Tuottavan johtamisen taustavoimat ovat nyt apunasi, ota yhteyttä ja voimme keskustella aiheesta lisää.

Terveisin, Ossi Aura

050 0606102, ossi@heromaker.fi

https://www.linkedin.com/in/ossi-aura/