Työpäivän parhaat valinnat

Tavallinen etätyöpäivä kotitoimistolla. Luen aamulla sähköposteja ja viestiä kirjoittaessani melkein myöhästyn päivän ensimmäisestä palaverista. Puhelin soi palaverin aikana ja sen loputtua alan selvitellä, soittiko lehtimyyjä vai kenties joku muu. Jos en tee tätä heti, unohdan ehkä koko puhelun. Soitan takaisin ja tavoitan soittajan. Yhtäkkiä huomaan sopineeni henkilön kanssa virtuaalipalaverin, jossa äkkiä sitten vierähtääkin tunti. Töiden kanssa taitaa tulla kiire.

Samaan aikaan sukulainen laittaa viestiä tulevasta tapahtumasta ja huomaan selaavani pian puhelimella Facebookia. Whatsappiinkin on tullut viestejä, joita vilkuilen läpi tarkistaakseni, onko siellä jotakin akuuttia hoidettavaa. Kun saan itseni toiseen kertaan kiinni sosiaalisen median selailusta, tajuan pitää lounastauon. Myöhäisen lounaan jälkeen alan hoitaa aamun palaveriin liittyviä tehtäviä ja sitten kello onkin neljä, aika lähteä treeneihin. Blogin kirjoittaminen jääkin sitten iltapuhteeksi.

Sähläämiseksi meni

Sainkohan hoidettua mitään niistä asioista, joita aamulla vielä kuvittelin hoitavani? Ainakin sähköpostissa jäi monta asiaa kesken ja yksi vaativampi projekti on edelleen aloittamatta. Väitöskirjaan liittyvä kysymys, johon lupasin palata maanantaina jäi kokonaan hoitamatta. Moni on todennut, että välillä päivät vaan vilahtavat ohi kiireessä, kovasti jotakin tehden, mutta välillä mitään ei tunnu tulevan valmiiksi.

Onneksi sentään kotona oli valmiiksi lounasta, jota oli helppo lämmittää ja sain pidettyä lounastauon. Samoin palaverissa sovittiin selvästi mitä asioita hoidan seuraavan viikon aikana ja yhden niistä sain valmiiksi. Blogistakin on jo pohja valmiina. Treenit sentään toistuvat viikoittain tiettynä ajankohtana, ja siksi ne eivät jää väliin, vaikka muita kiireitä olisikin.

Keskeytykset

Tutkimusten mukaan keskeytykset ovat todella suuri ongelma toimistotyössä. Työterveyslaitoksen toteuttamassa tutkimuksessa toimistotyö keskeytyi keskimäärin kolmen minuutin välein.

Samassa tarkastelussa todettiin, että 23% keskeytyneistä tehtävistä myös jäi sen päivän aikana hoitamatta.

Aivotutkija Minna Huotilaisen mukaan keskeytykset tekevät meistä ”säheltäjiä”. Emme keskity olennaiseen, eli työhömme, vaan kaikenlaiset ärsykkeet – viestit, puhelut, sähköpostit – kaappaavat helposti huomiomme. Lisäksi tietysti oma mielemme poukkoilee. Kaikenlaiset hoidettavat asiat ja kiinnostukset tulevat mieleemme silloin, kun niitä vähiten tarvittaisiin. Keskittymiskykymme kärsii ja töiden keskeneräisyys lisää turhautumista.

Hyvät valinnat tehdään etukäteen

Mielemme toimii niin, että uudet ärsykkeet herättävät helposti huomiomme. Päätä siis etukäteen, milloin tarvitset keskittymistä vaativaa aikaa ja varaa sitä itsellesi, mieluiten joka päivä. Näin kehität keskittymislihastasi säännöllisesti. Digiajassa saatamme kokea välttämättömäksi olla jatkuvasti tavoitettavissa. Se ei kuitenkaan poista mahdollisuutta järjestää myös sellaisia aikoja, jolloin töihin saa keskittyä. Joissakin organisaatioissa tätä tehdään yhdessä. Päätetään, että vaikka aamupäivisin tehdään keskittymistä vaativaa työtä ja iltapäivällä soitellaan ja pidetään palavereita. Digiajassa on tärkeää suunnitella viestintää niin että tavoitetaan kaikki työntekijät, kuten Saara Raudasoja blogissaan kirjoittaa https://heromaker.fi/tyonteon-muutos-haastaa-tyoyhteisoviestinnan/. Näin yksittäisten viestien lähettämisen tarve vähenee.

Buukkaa myös itsellesi aikaa lounastaukoon ja virkistäytymiseen päivän aikana. Vain riittävä ravitsemus ja palautuminen pitävät aivosi ja mielesi riittävässä työvireessä. Tutkimuksissa on todettu, että nälkäisenä tai esimerkiksi jonkin tehtävän jälkeen ponnistelusta väsyneenä alat tehdä huonoja päätöksiä. Niitä ovat juuri sellaiset eksymiset sosiaaliseen mediaan tai netin syövereissä harhailu. Opettele huomaamaan, milloin vain välttelet työntekoa väsymisen vuoksi ja lähde vaikka pienelle kävelylle aina kun niin käy. Kukaan muu ei voi kertoa sinulle, milloin tarvitset tauon.

Omasta hyvinvoinnista huolehtiminen jää muutenkin helposti työkiireiden jalkoihin. Älä jätä liikuntaa tai muita harrastuksia vain sen varaan, että ehkä tällä viikolla voisi jossakin vaiheessa ehtiä. Etukäteen varatut aikataulut voivat tuntua joskus kahlitsevilta, mutta kiität kyllä itseäsi jälkikäteen kun teet niin. Päätä myös etukäteen milloin olet lomalla ja sovi tapaamisia sinulle tärkeiden ihmisten kanssa mahdollisuuksien mukaan.

Tyytyväisyys on kiireen vastavoima

Älä turhaan syyllistä itseäsi ajoittaisesta sähläämisestä. Vaikka voit vaikuttaa esimerkiksi omaan älylaitteiden käyttöösi paljonkin, et voi muuttaa koko kulttuuria tai edes omia tapojasi hetkessä. Aloita pienistä tauoista ja keskittymisen jaksoista ja harjoittele sinnikkäästi joka päivä. Kiitä itseäsi joka kerran, kun keskityit. Kiitä myös itseäsi aina, kun otit aikaa hyvinvoinnillesi, sillä se rakentaa vahvaa perustaa kaikelle, mitä teet.

Keskeneräiset työt voivat painaa mieltä ja vaikuttaa myös keskittymiseesi. Huomaat ehkä kertailevasi niitä mielessäsi, mikä lisää stressin tunnetta. Opettele töiden kertailun sijaan vain kirjoittamaan ne yksinkertaiseen listaan. Kiinnitä tarkoituksella huomiota niihin asioihin, jotka tulivat valmiiksi. Voit myös kirittää itseäsi ja hoitaa jonkin hankalan asian loppuun, vaikka pienen tauon jälkeen. Vaihtoehtoisesti voit tehdä jonkin osavaiheen tai ensimmäisen version valmiiksi, ja jättää suosiolla viimeistelyn seuraavaan päivään. Aikaansaamisen tuoma mielihyvä on paljon suurempi ja kestävämpi palkinto kuin se, jonka saat sen uuden viestin tarkistamisesta.

Jos haluat harjoitella hyvien valintojen tekoa, voit tutustua itsensä johtamisen jaloa taitoa käsittelevään tietokirjaani Valinnan paikka – näin teet parempia päätöksiä (2021, Atena)

Tuottavan johtamisen taustavoimat ovat nyt apunasi, ota yhteyttä ja voimme keskustella aiheesta lisää.

Terveisin, Satu Pihlaja

040 5700437, satu@heromaker.fi

https://www.linkedin.com/in/satu-pihlaja-8a640920/