Sankarintekijän johtamisvinkki 8/50: Budjetoi HR-päättäjä kulusi oikein – saat enemmän valtaa!

Mietitkö usein miten HR-budjetti pitää tehdä, kuka budjetoi koulutuskulut ja HR-kulut? Entä budjetoiko HR yrityksessäsi kuluja lainkaan? Käytäntö vaihtelee yritysten politiikkojen mukaan, mutta sen tekeminen vaikuttaa merkittävästi HR:n rooliin yrityksessä.

Mistä on kyse?

HR-toiminnan strategisuutta on mitattu mm. sillä, budjetoiko HR omat kulunsa vai ei. Viime viikolla erään pörssiyrityksen johtaja totesi minulle: ”Jos HR ei itse budjetoi kulujaan, eivät he ole niin merkittävässä asemassa kuin muut toiminnot”. Onko asia näin? Mielestäni on ja ei. Se on toki selvä, että HR-kuluja on budjetoitava, vaikka yrityksellä ei olisi HR:ää. Itse olen budjetoinut HR-kuluja vuosia ja kyllä sillä on merkitystä, että on oma HR:lle kohdistettu budjetti eikä se ole Talousjohtajan päättämä kokonaisuus. Tärkeintä budjetoinnissa mielestäni on se, saako budjetoituja kuluja käyttää ja millainen on HR:n päätäntävastuu. Mutta tekikö itse laadittu budjetti minulle strategisemman roolin? Mielestäni ei.

Strategisempaan HR-rooliin vaikuttaa erityisesti se, minkä tiedon varaan budjettisi rakennat. HR-budjetoinnin tekemistä varten on oltava vastaus moneen liiketoimintalähtöiseen aihealueeseen:

  • Tulevan vuoden henkilöstön määrä per liiketoiminta-alue
  • Palkankorotukset per liiketoiminta-alue
  • Tulevan vuoden palkitsemismalli (huomioi eri tasot: yritys, organisaatio ja yksilö)
  • Muutokset yrityksen strategiassa ja niiden vaikutukset henkilöstöön
  • Mahdolliset lainmuutokset

Kun budjetoit HR-kuluja (talousjohtajana, yrittäjänä tai HR-päättäjänä), on Sinun ymmärrettävä mitä ne ovat. Ennen budjetointia suosittelen että valmistaudut hyvin ja mietit etukäteen teemat, jotka on syytä budjetoida. Mielestäni hyvä listaus on palkat, rekrytointi, koulutus, palkitseminen, työhyvinvointi ja lakisääteiset kulut. Tyypillisesti 20-30% (palvelusektorilla jopa 50%) liiketoiminnan kuluista tulee palkoista eli suunnittele tämä kohta erityisen tarkasti. Palkitsemiskulut ovat periaatteessa osa palkkabudjettia, mutta seurannan kannalta palkitseminen on syytä budjetoida erikseen. Rekrytointi ja koulutus perustuvat liiketoimintojen suunnitelmiin. Työhyvinvoinnin kulut ja lakisääteiset kulut voi hyvin budjetoida HR-vetoisesti.

Mitkä asiat ei kuuluu HR:n budjetoitavaksi?

Kannatan myös ajatusta, jossa HR ei budjetoi kouluttamiseen liittyviä kuluja. Osaamisen kehittämisen tarve on aina liiketoimintalähtöinen ja HR luo tähän toimintaympäristön, mutta ei ole mielestäni budjetointivastuullinen osaamisen kehittämisessä. Tämä perustuu näkemykseeni osaamisen johtamisesta, josta kirjoitin viime viikolla: https://heromaker.fi/sankarintekijan-johtamisvinkki-6-50-osaamisen-johtamisen-vastuu-pois-hrlta/. Samalla tavalla pohtisin myös palkankorotusten ja muiden organisaatioiden/yksilöiden palkitsemiskulujen suhteen. Mitä sinä olet mieltä?

Sankaritekijän johtamisvinkki

Mitenkäs sitten ne HR-kulut budjetoidaan? Budjetoi kuka tahansa HR-kuluja, on syytä keskittyä seuraaviin teemoihin:

  • Palkat -> Paljon maksetaan palkkoja? Korotetaanko palkkoja; jos niin kuinka paljon ja kenelle? Paljonko uusien henkilöiden palkat ovat yhteensä? Tehdäänkö ylitöitä? Käytetäänkö vuokratyövoimaa? Tehdäänkö sisäisiä tehtävänsiirtoja? Muista myös ottaa sivukulut huomioon!
  • Rekrytointi -> Paljon maksaa mainonta ja ilmoittelu? Osallistutaanko työnantajaimagoa tukeviin messuihin? Tehdäänkö henkilöarviointeja? Käytetäänkö ulkopuolisia kumppaneita?
  • Koulutus -> Paljonko liiketoiminnat tarvitsevat tukea osaamisen kehittämiseen? Paljon koulutetaan (huom. Muista koulutussuunnitelma)? Paljon tulee koulutukseen liittyviä matka- ja päivärahakuluja? Entä voisiko koulutuksen sijaan hankkia coachin tai mentorin ja paljon siihen budjetoidaan? Tuetaanko työssäoppimista rahallisesti? Miten sertifikaatit? Miten koulutusten tarjottavat? Entä käytättekö verkko-oppimisalustoja?
  • Palkitseminen -> Paljonko ovat arvioidut myyntibonukset? Paljon maksetaan yhteisen bonusmallin mukaisia bonuksia? Mitenkäs suorituspohjaiset insentiivit? Paljon tulee vuosipäivä- ja tasavuosi-palkitsemiskuluja?
  • Työhyvinvointi -> Perinteisen tyky-toiminnan kulut? Henkilöstöetujen määrä? Paljonko panostat kulttuurin kehittämiseen?
  • Lakisääteiset kulut -> Ota huomioon työterveyshuollon, vakuuttamisen, eläkkeiden ja työturvallisuuden kulut.
  • Muut -> Huomioi HR-järjestelmän kulut (tyypillisesti lisenssit). Mikäli sisäinen viestintä kuuluu HR:lle, niin intran kulut ja muut sisäisen viestinnän kulut.

Heromaker auttaa sinua ja HR-organisaatiotasi budjetoinneissa. Varaa 15/30min ilmainen konsultointi budjetointiin liittyen tältä sivulta! Käydään läpi prosessianne, vastuitanne tai budjetoinnin rakennetta tarkemmin.

Tommi / tommi@heromaker.fi / 040-553 4732