18/50 Sankarintekijän johtamisvinkki: Kiire on huonoa johtamista

Kiire on huonoa johtamista. Kiireinen johtaja ei osaa johtaa itseään ja työpaikalla kiireinen tiimi on muodostunut huonon johtamisen kautta. Itse väitän, että kiireellä selittelevät päättäjät voisivat katsoa peiliin ja lopettaa ”on kiire, hirveä kiire” -mantran hokemisen. Minulle ei kelpaa kiire-tekosyyllä kerrotut selittelyt, mikäli yrittäjä/esimies/johtaja on epäonnistunut tai jättänyt tekemättä sovittuja asioita. Näin Sankarijohtaja ei toimi! Ja jos toimii, niin tuhoaa varmasti oman ja yrityksen tuottavuuden. Teen paljon johtajien kanssa coachingia työajanhallinnan suhteen, joten teema on minulle hyvinkin tuttu ja ongelma on yleinen. Kysymys kuuluukin, miten kiireen voisi poisoppia?

Mistä on kyse?

Wikipedia (https://fi.wikipedia.org/wiki/Kiire) kuvaa sanaa Kiire seuraavasti: ”Kiire on henkilökohtaisesti koettu rasittava tunne siitä, että on toimittava liian nopeasti.” ”Henkilökohtaisesti koettu rasittava tunne” eli ei mukava asia meille kenellekään, tämän voi helposti ymmärtää. Kuvausta ”Liian nopeasti” pitääkin jo kyseenalaistaa, sillä miksi ihmeessä pitää tehdä jotain liian nopeasti? Mihin hätiköinti ja jatkuva touhuaminen johtaa työpaikalla? Entä miksi ihmeessä pitää tehtä työt ”liian nopeasti”, jos kerran me kaikki ymmärrämme sen aiheuttavan ”rasittavan tunteen”?

Kävin alkuviikosta 4v. tyttäreni kanssa lääkäriasemalla. Kävelimme neuvolaan päivystysosaston vastaanoton ohitse ja kiinnitin huomiota seinällä olleeseen kylttiin: ”Hoidamme asiakkaat tärkeysjärjestyksessä. Toivomme malttia kaikille hoitoa tarvitseville, mutta jos itse olisit akuutin avun tarpeessa, ymmärtäisit varmasti tapamme toimia.” Tottakai se asiakas hoidetaan ensin, joka tulee jalka kainalossa, vaikka toinen olisi ollut flunssan takia jo 2 tunnin ajan jonossa. Mutta miksi sitten työpaikalla tulee tunne jatkuvasta kiireestä?

Elämme valtavassa teknologisessa megatrendissä, jossa parantuneeseen tiedonsaantiin perustuvan johtamisen kautta työntekijöiltä odotetaan jatkuvasti enemmän ja enemmän. Tänä päivänä kukaan ei omista tietoa kuten aiemmin, tieto on nopeammin sekä kohdennetummin saatavissa ja tiedon avoimuus lisää yritysten välistä kilpailua. Tämä johtaa jatkuvaan muutostilaan yrityksissä, joissa nopeampitempoinen työtahti on tullut jäädäkseen. Työntekijät painivat jatkuvien aikataulu- ja suorituspaineiden kanssa. Kuulen jatkuvasti asiakkaideni henkilöstöltä palautetta, että ”ei tässä ehdi kehittää mitään kun on niin kiire koko ajan”. Samoja havaintoja on nostanut esille työelämän paineita pitkään tutkinut Sirpa Syvänen YLE:n artikkelissaan: https://yle.fi/uutiset/3-10017084.

Mielestäni johtamisen trendinä oleva kulttuurien ja työilmapiirin kehittäminen kertoo juuri nykypäivän työelämästä oleellisimman: on niin hiton kiire koko ajan, että on pakko johtaa kulttuuria vastapainona stressaavalle työelämälle. Kulttuurin kehittäminen on toki mittava ja tärkeä asia yrityksille, mutta väitän että koko teemaa ei tarvitsisi pohtia jos osattaisiin hallita aikaa ja välttää kiirettä.

Kiireinen HR-johtaja

Usea meistä mahdollisesti tuntee (itse tunnen ainakin 10 tapausta) stressaantuneen ja kiireisen HR-johtajan, joka juoksee työpisteeltä toiselle ja palaverista toiseen puhuen julkisesti ääneen miten on kova kiire. Henkilö tekee usein töitä iltaisin kotona, kokee omantunnon tuskaa tekemättömästä työstä ja on selvästi stressaantuneen oloinen. Mutta jos pohditaan tyypillisesti työhyvinvoinnista, työterveyshuollosta ja työsuojelusta vastaavan HR-johtajan roolia yrityksessä, niin jos jonkun ihmisen yrityksessä pitäisi esimerkillään olla muille rauhallinen ja rento on hän juuri HR-johtaja! Hän voi jatkuvalla touhotuksellaan tehdä hallaa yrityksen kulttuurille enemmän, kuin osaa itse arvatakaan.

Sankarintekijän johtamisvinkki:

Seuraavilla vinkeillä sinustakin voi tulla kiireen taltuttava superjohtaja:

  • Priorisoi. Priorisoimalla työsi oikein, teet tärkeimmät työtehtäväsi ensin (kuten päivystyksessä toimitaan) ja käytät suurimman energiasi oikeiden asioiden tekemiseen.
  • Systematisoi. Systemaattisen työskentelyn avulla teet yhden asian kerrallaan loppuun ja saat tuloksia aikaiseksi.
  • Delegoi. Delegoimalla tehtäviäsi muille, annat itsellesi enemmän aikaa ja voit luoda muille urakehitys-mahdollisuuksia. Muista, että tehokas delegointi edellyttää, että työntekijät ymmärtävät miksi vastuita delegoidaan heille.
  • Tutustu eri työajanhallinnan tekniikoihin. Googlen kautta löydät paljon erilaisia tekniikoita ajanhallintaan. Löydät hakemalla mm. todo-listoja, pomodoro-mallin, ABC-analyysin ja monia muita tekniikoita, joilla voit itse luoda ymmärrystä tekemisestäsi. Ota aikaa itsellesi, jos vain kiireeltäsi ehdit 😊
  • Auta kaveria. Jos näet, että jollain alaisellasi, kollegallasi, asiakkaallasi tai kilpailijallasi on uupunut henkilö, nosta asia rohkeasti keskusteluun. Monesti henkilö itse hakeutuu apuun vasta, kun joku ulkopuolinen huomauttaa asiasta. Ollaan kaikki toisille hyviä ja autetaan toisiamme ❤
  • Hanki itsellesi coach. Teen paljon eritasoisten johtajien ja HR-ihmisten kanssa coachingia juuri ajanhallintaan ja itsensä johtamiseen liittyen. Saamme usein nopeastikin muutamalla kerralla tuloksia, kun käsittelemme asiaa avoimesti ja eri tekniikoita käyttäen. Jokaisen henkilön elämäntilanne ja tilanne työssä on erilainen, joten yhtä oikeaa ratkaisua ei ole olemassakaan. Tällöin coaching on mielestäni erityisen toimiva apu kiireen kanssa painivalle työelämän supersankarille.

Ehditkö lukea tänne asti yhdellä kertaa vai tuliko kiire kesken lukemisen tekemään jotain muuta?

Asiakaspalaute

Pakko mainita tämän kirjoituksen loppuun tänään aamulla pitämäni työajanhallinnan yhteenveto-palaverin havainnot. Asiakkaani on merkittävässä roolissa toimiva johtaja tuotanto-organisaatiossa, jolla oli suuria haasteita työajanhallinnan kanssa. Haasteet olivat jo menneet työajan ulkopuolellekin. Tilanne oli kaikille täysin kestämätön. Yhteistyön aluksi tein henkilölle psykologisen henkilöarvioinnin, jonka pohjalta löysimme muutaman haasteen työstettäväksi coachingin avulla. Aluksi kävimme läpi työnantajan toiveet kyseisessä roolissa toimivalle henkilölle ja peilasimme niitä henkilön persoonallisuuteen sekä motivaatioon. Tältä pohjalta käsittelimme työajanhallinnan haastetta suoraan ja avoimesti muutaman tehokkaan yksilö-coaching tilaisuuden kautta. Kehitysmatkan aikana keskustelimme tiiviisti tarpeen mukaan myös puhelimessa. Tavoitteenani oli laittaa henkilö itse rakentamaan oman väylänsä ulos ongelmastaan. Prosessin aikana sparrasin myös henkilön esimiestä johtamaan kyseistä henkilöä oikealla tavalla.

Muutosprojektin päättymisestä on nyt kulunut muutama kuukausi ja tänään kävimme tuloksia läpi. Coachattavana ollut henkilö oli omasta mielestään ja esimiespalautteen mukaan muuttunut täysin! Hän on motivoitunut, tuottava, iloinen ja täynnä energiaa. Henkilö on saanut lukuisia kehityshankkeita liikkeelle ja saanut alaisiltaan valtavasti positiivista palautetta. Myös tuottavuus on parantunut viime kuukausien aikana, verrattuna aikaisempiin kuukausiin. Henkilön esimies koki, että hän olisi saanut uuden työntekijän. Asiakkaani tiivisti asiakaspalautteen seuraavasti: ”Paras joululahja minkä olisin voinut edes kuvitella. Nyt työ maistuu ja olen myös työajan ulkopuolella parempi ihminen. Olen itse kirjoittanut itselleni oman sankaritarinan 😊”. Tämä on Sankarintekijälle paras palaute minkä voi saada!

Onko Sinulla haasteita työssäsi ajanhallinnan kanssa? Tuntuuko, että et saa mitään aikaiseksi? Toteutan itse paljon työkäyttäytymistä mittaavia henkilöarviointeja, joiden kautta selviää syy siihen, miksi henkilöllä on aina kiire. Varaa 15/30 min ilmainen konsultointi aiheeseen liittyen tältä sivulta oikealta tai tästä linkistä https://meetings.hubspot.com/tommi6!

Ihanaa ja toivottavasti kiireetöntä joulua kaikille,

Tommi / Sankarintekijä