16/50 Sankarintekijän johtamisvinkki: Älä resursoi sattumanvaraisesti

Eletään aikaa vuodesta, jolloin ensi vuoden budjetteja viimeistellään tai monessa yrityksessä ne on jo hyväksytty. Myös yrityksen strategia tulee olla tähän aikaan vuodesta päivitetty ja ensi vuodelle on pohdittu ne action pointit, joiden avulla yritys etenee kohti pitkäaikaista tavoitettaan. Resursointi tehdään strategian päivittämisen jälkeen ja on tyypillisesti osa budjetointia. Sankarijohtaja ei luota vain sattumaan vaan pelaa resursseillaan strategisesti oikein!

Mistä on kyse?

Yksi oleellinen osa yrityksen strategisen johtamisen kannalta on määritellä seuraavan vuoden aikana tarvittavat resurssit; tarvittava osaaminen ja henkilöstön lukumäärä eri toiminnoissa ja kehityshankkeissa. Kyseessä on tarvittavien henkilöstöresurssien määrittäminen ja suunnitelma kuinka puuttuvat resurssit hankitaan. Tästä käytetään nimeä resursointi (tai henkilöstösuunnittelu). Tämä on hyvin oleellista sen takia, että ali-resursointi hankaloittaa tavoitteiden saavuttamista ja yli-resursointi taas kasvattaa henkilöstökuluja.

Resursointia ei voida tehdä pienin eväin. Sinun täytyy tietää yrityksen taloudellinen menestys, ymmärrettävä myyntiennuste seuraavalle 12 kk:lle ja ymmärrettävä lähivuosien strategian vaikutus yrityksen rakenteeseen. On myös ymmärrettävä niin esimiesten kuin henkilöstön suorituksen taso nykyisessä tehtävässään. On ymmärrettävä osaamisen taso eli jokaisen työntekijän ja tiimien osaamisen taso. Ja osaamisen taso niissä osaamisissa, jotka ovat strategian kannalta merkityksellisiä. Myös henkilöstön kehityspotentiaali on tiedettävä ja on tiedettävä millaiset urasuunnitelmat henkilöstöllä on. Tässä mainittuna vain osa tekijöistä, joilla toteutetaan strategista resursointia. Ilman riittävää tietoa, on resursointi vain arvaamista. Ja arvaaminen ei ole Sankarinjohtajan tapa lähestyä johtamista!

Resursoinnista vastaa tyypillisesti HR organisaatio. Pienimmissä organisaatioissa resursoinnista vastaa yrityksen johto tai yrittäjä. Monesti kuulen sankareita tehdessäni HR-ihmisten huolen: olenko minä sinun mielestäsi strategisessa vai operatiivisessa roolissa? Sanon tekemieni HR-auditointien loppupalavereiden aikana monesti, että mikäli et tee resursointia, et todennäköisesti ole kovinkaan strategisessa roolissa.

Olemme tekemiemme johtamisen auditointien aikana huomanneet, että yllättävän monessa yrityksessä resursointiin ei osallisteta yrityksen liiketoimintayksiköitä riittävissä määrin. Monesti yrityksen johto itsenäisesti päättää siitä mille osastolle annetaan lisäresursseja. Linjauksia pitää tehdä johtoryhmässä sillä se kuuluu johtajan toimenkuvaan, mutta on vanhanaikaista päättää kaikesta itse ja uskoa tietävänsä kaiken henkilöstönsä potentiaalista. Tarve lisäresursseille pitäisi tulla organisaatioista johtoryhmälle, eikä ylhäältä alaspäin. Kun keskustellaan uuden resurssin positioinnista, onkin näkemykseni mukaan annettava vastuu organisaatiolle itselleen. Sankarijohtaja antaa organisaatioiden itse päättää miten lisäresurssit allokoidaan. Luottamus on Sankarinjohtajan tekemisen avainsana!

Uskon itse, että henkilöstö ei ole yrityksen tärkein voimavara! Vaan oikeat ihmiset ja oikealla tavalla resursoituna! Lue tarkemmin tästä: https://www.neeyamo.com/people-not-important-asset-right-people/

Sankaritekijän johtamisvinkki

Seuraavilla stepeillä suunnittelet henkilöstöresurssisi oikein:

  1. Ymmärrä liiketoiminnan tarpeet
    • Sinun on ymmärrettävä ainakin yrityksen strategia, markkinatilanne, tulevaisuuden suunnitelmat, yrityksen vahvuudet ja heikkoudet kilpailijoihin nähden, asiakastarpeen muuttuminen ja omistajien pitkän aikavälin tavoitteet. Ilman riittävää taustatietoa, et voi tehdä resursointia. Silloin teet arvaamista.
  2. Rakenna systemaattinen tapa osaamisen mittaamiselle
    • Kerää ainakin 1-2 kertaa vuodessa systemaattisesti olemassa olevan osaamisen taso. Älä rajaa ajatteluasi vain osaamiseen, sillä myös harrastuksilla, urakehitystoiveilla, perhetilanteella, koulutustasolla ja erityisen suorituksen tasolla on merkitystä.
  3. Luo ennuste tulevaisuudessa tarvittavasta osaamisesta ja mittaa se
    • Määritä se osaaminen, jota strategiasi tarvitsee? Entä kuinka monta henkilöä jatkossa tarvitaan strategian toteuttamiseksi eri funktioissa tai uusissa liiketoiminnoissa? Mittaa myös tämä osaaminen koko henkilöstöltä!
  4. Ymmärrä nykytilan ja tulevaisuudessa tarvittavien resurssien välinen ero
    • Millaista työtä ja millaisissa rooleissa yrityksessä tehdään jatkossa? Onko olemassa olevalla henkilöstöllä oikeaa osaamista vai puuttuuko jotain? Jos puuttuu, niin mitä osaamista puuttuu?
  5. Luo strategioita osaamisen varmistamiseksi
    • Tyypillisimmät strategiat osaamisen varmistamiseksi ovat osaamisen kehittäminen (mitä osaamista ja millä keinoilla hankitaan?), rekrytoinnit (mitä osaamista hankitaan ulkopuolelta?), ulkoistaminen (onko esim. palkanlaskenta, HR-toiminta tai kiinteistön omistaminen ydin-businesstamme vai voisiko ne ulkoistaa?), sisäiset tehtävänsiirrot (uudet vastuut, uudet tiimit) ja uudelleenjärjestelyt (jatkossa tarpeettomasta osaamisesta luopuminen)

Miten sinä resursoit yrityksesi tai tiimisi Sankarijohtajan tavoin? Haluatko sparrausta siihen, miten juuri sinun pitäisi suunnitella henkilöstöresurssisi? Varaa 15/30min ilmainen konsultointi resursointiin liittyen tältä sivulta oikealta!

Tommi / Sankarintekijä